电子档案怎么做，核心就是把纸质文件材料，通过扫描录入分类命名归档存储，形成可以在系统里面检索调阅的数字化档案，电子档案是传统纸质档案的数字化形式，广泛用于学校企业政务单位，相比纸质档案，电子档案便于快速检索多端查阅长期保存，制作电子档案需要统一规范，保证文件清晰命名标准目录完整，这样后续调阅的时候可以快速定位材料，制作之前要先明确档案的类别，比如毕业生档案人事档案业务档案，不同类别电子档案的归档要求会有差异，提前确定归档标准，再开展扫描整理工作，可以保证整套电子档案结构规范统一。
前期准备工作
项目 说明
原始材料 全部需要归档的纸质原件，提前排序检查有无破损缺页
设备工具 扫描仪 电脑 档案管理软件或者归档文件夹
规范标准 确认命名规则 文件格式 分辨率 目录模板
人员安排 安排专人负责扫描校对，保证每一页都准确录入
电子档案制作详细步骤
第一步 材料预处理，把纸质材料按顺序整理，去除订书钉回形针，展平褶皱页面，检查页面是否完整，按照归档顺序编号
第二步 扫描采集，使用扫描仪逐页扫描，常用分辨率设置为 300DPI，彩色或者黑白根据材料要求选择，重要证件类材料优先彩色扫描
第三步 图像优化，对扫描页面做基础校正，摆正页面，去除黑边，调整亮度对比度，保证文字图像清晰可读
第四步 文件格式转换，扫描完成之后，一般保存为 PDF 格式，多页材料合并成单个 PDF 文件，也可以按照单位要求保存其他通用格式
第五步 文件命名，按照统一规则命名，建议包含档案编号 材料名称 页码信息，命名不要使用特殊符号，方便后续检索
第六步 建立档案目录，制作归档目录表，登记每份材料名称 编号 页数 归档时间，目录和电子文件一一对应
第七步 分类归档，按照档案分类建立文件夹，把命名完成的电子文件放入对应分类目录当中
第八步 备份存储，把整套电子档案做多份备份，可以保存在本地硬盘 单位档案服务器，重要档案建议异地备份，防止文件丢失
第九步 验收核对，对照原始纸质材料逐页核对，确认扫描页数图像内容和原件一致，目录信息填写准确
电子档案管理要点
设置访问权限，按照岗位分配查阅权限，规范调阅登记
定期检查存储介质，检查文件是否可以正常打开，避免文件损坏
后续新增材料，按照同样规范补充进电子档案，保持档案连续完整
做好版本记录，有更新的材料保留更新记录
掌握电子档案怎么做之后，就可以按照标准化流程完成纸质材料数字化归档，建成规范可用的电子档案，后续调阅检索会更加高效，也方便单位进行档案数字化管理。
【相关 FAQ】
问题 1 电子档案怎么做推荐保存什么文件格式
回答 1 电子档案怎么做，主流推荐 PDF 格式，PDF 可以保留原始排版，跨设备打开稳定，是制作电子档案最常用的归档格式
问题 2 电子档案怎么做扫描分辨率选多少合适
回答 1 电子档案怎么做，普通文字档案一般选择 300DPI，重要证件图纸类档案可以提高分辨率，保证扫描出来的电子档案清晰
问题 3 电子档案怎么做做完之后需要备份吗
回答 1 电子档案怎么做完成之后建议做多份备份，多介质存储是电子档案管理的常规做法，保障电子档案可以长期安全保存
【免责申明】
本文内容仅供参考，电子档案怎么做相关归档标准，以所在单位档案管理部门以及档案主管部门最新官方规范为准。
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评论列表（4条）
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本文概览：电子档案怎么做，核心就是把纸质文件材料，通过扫描录入分类命名归档存储，形成可以在系统里面检索调阅的数字化档案，电子档案是传统纸质档案的数字化形式，广泛用于学校企业政务单位，相比纸质档案，电子档案便于快速检索多端查阅长期保存，制作电子档案需要统一规范，保证文件清晰命名标准目录完整，这样后续调阅的时候可以快速定位材料，制作之前要先明确档案的类别，比如毕业生档案人事档案业务档案，不同类别电子档案的归档要求会有差异，提前确定归档标准，再开展扫描整理工作，可以保证整套电子档案结构规范统一。